Кто такой фасилитатор? Простыми словами, это человек, отвечающий за атмосферу общения в группе. Он помогает переводить конфликты и споры в конструктивное русло диалога, снижает уровень накала эмоций, создает рабочую атмосферу в группе и ведет собрания. Он определяет вектор обсуждения, задает ритм встречи, следит за временем, вовлекает присутствующих в дискуссию, а также улаживает конфликты в случае их возникновения.
На что обратить внимание? Фасилитаторы это мастера группового общения. Они постоянно сфокусированы на процессе: фасилитатор в компании, продающей автозапчасти, может почти ничего не знать об автомобилях и рынке автозапчастей. Но он точно знает, что происходит в компании между членами коллектива и как привести команду к единым решениям и продуктивным планёркам. Фасилитатор это эксперт и мастер в области общения, гений по укрощению непродуктивных планёрок, созданию мира, гармонии и результатов в коллективах.
Суть фасилитации
Фасилитация представляет собой определенные инструменты и практики, направленные на организацию эффективного группового обсуждения. Буквально слово «facilitation» переводится как «облегчение процесса». Благодаря фасилитации можно так модерировать дискуссию, что ни одна идея не пройдет мимо. И каждый участник диалога будет чувствовать свою значимость и принадлежность к результатам команды.
Использование фасилитации полезно при проведении рабочих планерок, брейнстормов новых идей, семинарских занятий и в прочих ситуациях, когда предполагается активное обсуждение вопроса всей группой. В процессе любой встречи обязательно возникают моменты, когда несколько участников наиболее активны, а остальным недостает времени, смелости или желания для выражения своего мнения. То есть их точка зрения остается невысказанной. Благодаря фасилитации этот вопрос эффективно решается, в команде создается теплая поддерживающая атмосфера и коллектив работает максимально слаженно.
Впервые понятие «фасилитация» было применено американским психологом Робертом Зайонцем в 1965 году. Он провел опыт на тараканах и выяснил, что насекомые быстрее проходят легкий лабиринт, если работают в паре или когда за ними «наблюдают» собратья. Позже Зайонцем были обнаружены такие же результаты и у людей. Это подтолкнуло его к мысли, что обстоятельства могут влиять на качество работы. Так была сформулирована теория социальной фасилитации.
Позже идея была развита еще одним американским психологом – Карлом Роджерсом. В 1980-х годах данная теория была им применена в сфере образования. Роджерс рассматривал учителя не как носителя знаний, а как человека, выстраивающего личностные отношения с воспитанниками, помогая им учиться через признание, доверие, эмпатию. Постепенно методику стали использовать в сферах, которые непосредственно не связаны с образованием. Например, она начала помогать выстраивать рабочие коммуникации.
Основная задача фасилитатора
Руководитель может столкнуться с проблемой хаотичных встреч с командой. Например, подчиненные должны набросать ряд идей для нового проекта, но вместо этого обсуждают возможности улучшения прежнего плана. Иногда участники перебивают друг друга, из-за чего могут быть потеряны ценные идеи. В итоге встреча не приносит желаемых результатов.
Одним из способов проведения эффективной онлайн-встречи выступает приглашение фасилитатора процесса. Так называют специалиста, посредством разных методов помогающего выстраиванию групповой коммуникации, достижению целей собрания. Чем более сложная структура у мероприятия, чем больше людей в нем принимает участие, тем выше необходимость приглашения этого профессионала.
Фасилитация необходима в любой сфере, если люди должны собраться в группу и решить общую задачу, например, образование, социальная сфера, госсектор, и, безусловно, бизнес. В компаниях встречи проводят практически ежедневно. Это планерки, летучки и синхроны, ретроспективы по результатам проектов, мозговой штурм. Может показаться, что для рабочих собраний не нужна особая подготовка, можно просто собрать коллег в связи с появившемся вопросом, быстро все обсудить и найти решение. На практике же достижение результата возможно не всегда быстро. Фасилитация может повысить эффективность совещаний, снизить время на мероприятие.
При этом приглашенный профессионал не обязательно должен быть экспертом в заявленной теме. Задача специалиста – организация процесса таким образом, что каждый участник сможет высказать свою точку зрения, быть услышанным, получить свою долю признания от коллег, а в целом в коллективе произойдет обмен ценными знаниями и будут приняты единые решения на основании высказанных идей.
Функции фасилитатора
Роль фасилитатора на любом собрании заключается в выполнении ряда функций.
- Создать комфортное и безопасное пространство групповой дискуссии. Фасилитатор следит за объективностью участников, недопущением ими грубой критики. Дружелюбная атмосфера способствует проявлению креативности. Чтобы не было скучно, специалист имеет право объявлять перерывы, менять технику фасилитации или весь план обсуждения.
- Структурировать встречу. Профессиональный фасилитатор должен последовательно проводить участников по каждому из запланированных блоков собрания: открыть его, выделить время на обсуждение, провести голосование по вариантам решений, завершить мероприятие.
- Задействовать в процессе разговора каждого участника обсуждения. Опытный фасилитатор умеет распределить время собрания равномерно между всеми. Основная его задача - привлечение даже заядлых молчунов, а активных членов команды остановить в стремлении перетянуть все обсуждение на себя.
- Контролировать групповое обсуждение. Если основная тема собрания отошла на второй план, фасилитатор должен напомнить членам команды о предмете беседы. Бывает, что сотрудники могут зациклиться на вопросе, постоянно обсуждать одно и то же. Специалист же должен заметить этот момент и направить участников по правильному пути.
- Задавать вопросы. Они могут помочь не только задействовать в обсуждении неактивных коллег, но и направить беседу по верному пути, уточняя детали и глубже исследуя тему.
- Следить за временем. Специалист держит под контролем не просто общую длительность собрания, но и время на обсуждение каждого из вопросов. Если он заметит затягивание дискуссии, то должен сообщить участникам об этом.
- Протоколировать встречу. Лучше, чтобы на собрании присутствовал человек, фиксирующий вынесенные решения по обсуждаемым вопросам или основным тезисам. Если такой отсутствует, его заменит фасилитатор. Специалист не записывает все подряд, а выделяет более важное.
Необходимые для фасилитатора умения
У хорошего фасилитатора есть ключевые навыки, позволяющие ему успешно проводить групповые процессы. К таким умениям относят:
- Навыки коммуникации. Хороший фасилитатор умеет ясно и четко выражать свои мысли, пользоваться разными коммуникационными стилями в зависимости от ситуации. Он может активно задавать вопросы, поддерживать беседу, слушать и выделять конкретные мысли и идеи участников беседы. Также он умеет представить информацию так, что все участники группы легко ее понимают и воспринимают.
- Навык командной работы – выстраивание доверительных отношений и установление открытой коммуникации с каждым участником. Фасилитатор должен поддержать дух коллективизма, выстроить взаимодействие и взаимопонимание внутри группы.
- Управление процессом переговоров. Задача фасилитатора – разработать структуру мероприятия, определить основные цели, задачи и ожидаемый результат. Он умеет эффективно управлять соблюдением регламента и обеспечения равного количества времени и возможностей для высказывания каждого.
- Мотивация и авторитет. Хороший фасилитатор – лидер команды, вдохновляющий и стимулирующий участников коллектива. Он может создать атмосферу поддержки, активировать вовлеченность и творческое мышление. Умеет распознать потребности и интересы участников группы для предоставления им возможности роста и реализации цели. Всем этим обеспечивается процесс эффективного взаимодействия с достижением общих установок.
- Умение адаптироваться – при работе с группой всегда возникает ряд неожиданных ситуаций или изменений в планах. Фасилитатор должен уметь своевременно реагировать на них, чтобы регулировать процесс, принимая необходимые корректировки для достижения поставленных целей.
- Навык управления конфликтами. При работе с группой внутри нее могут возникать разногласия, а фасилитатору необходимо уметь ими эффективно управлять. Он помогает членам коллектива выражать свои мнения конструктивно, а разрешение противоречий приводит всех к согласию.
- Эмпатия. Благодаря этому качеству, фасилитатор может ставить себя в позицию другого, понимать его потребности, мотивацию и эмоции. Все это создает доверительную атмосферу и помогает быть открытым к общению и взаимовыгодному сотрудничеству.
- Активное слушание. Эффективный фасилитатор должен быть хорошим адресатом. Он должен уметь уделить внимание каждому говорящему, продемонстрировать понимание и заинтересованность. Активное слушание предполагает внимание не только к словам, но и к невербальному языку – жестам, мимике, интонации.
- Наблюдательность и навыки аналитики. Фасилитатор должен внимательно отслеживать динамику группы, изучая информацию и делая выводы.
- Креативность. Фасилитатор должен стимулировать новаторство мышления каждого участника и создавать атмосферу, в которой можно генерировать свежие идеи и решения.
Техники фасилитации
Фасилитация предполагает использование многих техник, помогающих достигать требуемого результата. Наиболее часто используются следующие:
Множественное голосование
После проведенного мозгового штурма все идеи оформляют в список, а каждый участник выбирает понравившийся ему вариант. Количество голосов при этом не ограничивают. Далее список сокращают, а отмеченные мысли начинают обсуждать. После этого проводят повторный выбор, когда можно отдать свой голос не более чем за половину идей. Это происходит до тех пор, пока команда не выберет финальное решение.
Читайте также!
«Дерево Проблем: суть метода и его преимущества»Me We Us
Базовая техника фасилитации, помогающая услышать мнение каждого участника коллектива. Они получают вопрос или задачу, и каждый пишет на стикере свое мнение. Далее коллеги делятся идеями, разбившись на небольшие группы, объединяют схожие мысли в кластеры. Финальный этап – презентация мнения всей команде, чтобы была видна общая картина.
Работа в мини-коллективах
Команду разделяют на несколько групп по 2–3 человека. Каждая из них занимается обсуждением одного и того же вопроса, после чего каждый представляет полученный результат. Применяется этот метод в случаях, когда нужна включенность каждого участника группы в обсуждение. Особенно полезно использовать его в начале встречи.
Мозговой штурм
В быстром темпе команда выдает идеи, которые не подразделяют на хорошие или плохие, так как важно их количество, а не качество. Все идеи фиксируютсяфиксируют для дальнейшего обсуждения. Используют данный метод, когда необходимо быстрое решение проблемы.
«Во все тяжкие»
Участниками команды в случайном порядке озвучивается от 20 и более идей, начинающихся фразой «Было бы хорошо, если бы…». Предложения могут сначала быть более очевидными, а в процессе обсуждения участники проявляют больше креатива. Используют метод, когда нужно найти новые творческие решения.
Групповой обзор
Последние 10 минут обсуждения отводятся на анализ того, что группа смогла узнать за время встречи, какие идеи были вынесены. Что удалось и не получилось решить, какие моменты могут быть улучшены в следующий раз. Зачастую используют при необходимости повышения производительности.
Главные инструменты фасилитатора
От типа осуществления фасилитации зависит и выбор инструментов.
Ниже рассмотрены некоторые из них:
- Инструкция по фасилитации. Чтобы сотрудники чувствовали себя комфортнее, необходимо создание документа, в котором рассмотрены методы фасилитации и ответы на часто задаваемые вопросы. Такую инструкцию лучше размещать в цифровой среде.
- Установка таймера. Фасилитатор отслеживает время обсуждения. Но для наглядности лучше установка общего таймера. Это может быть реализовано и в zoom-конференции.
- Ментальная карта. В центре доски рисуют круг с рассматриваемой темой или вопросом. После того, как каждый выскажется, вокруг центра появляются кружки, содержащие новые идеи. Данная техника делает вопрос объемным, превращая его в комплекс задач с вариантами решений. Детальная разработка ментальной карты помогает создать поэтапный план действий предприятия.
- Карты мнений. Цель данного метода – сбор всевозможных предложений и нахождение их общих мест. Каждый человек может самостоятельно фиксировать варианты решения проблемы на бумаге. Далее модератор-фасилитатор собирает все листы, делит на группы все эти мнения и выносит их на групповое обсуждение.
- Эмоциональные карты. Данный метод подходит для ретроспективы, то есть подведения итогов за определенный временной промежуток. Участники получают несколько карточек разного цвета. На таких картах каждый пишет ситуации на работе, связанные с определенным настроением: например, на бумаге зеленого цвета – позитивные, желтого – сомнительные, красного – негативные. Фасилитатор выделяет положительные события на зеленых карточках и предлагает для обсуждения истории с красных.
Читайте также!
«Кто такой коуч: обучение, плюсы и минусы профессии»Если рассматривается онлайн-встреча, необходимо использование специальных программ. Они могут быть крайне разнообразными, подходящими для синхрона на несколько человек либо для корпоративной конференции на несколько десятков участников.
Простой пример фасилитации
Ниже рассмотрен алгоритм, подходящий небольшому предприятию на 5–15 работников. Будут использоваться флипчарт, клеящиеся стикеры и маркеры.
Мозговой штурм
Каждый участник пишет идеи или решения на стикере и приклеивает их на доску. Может быть предложено любое количество вариантов. Главное условие – лаконичное изложение мысли, так как ограничителем выступает размер стикера.
Обсуждение и кластеризация
Участники тезисно рассказывают, в чем состоит их вариант, чем он хорош. Презентация ограничена во времени – 1–2 минуты. Комментировать и критиковать нельзя.
Далее все схожие варианты объединяют в кластеры. Стикеры группируют и обводят на доске маркером. Кластер может включать одну идею, если она уникальна и не перекликается с другими. Если каждый вариант особый, то вместо кластеров может быть использована матрица с двумя разрезами. Например: эффективно/нет; дорого/дешево. Это коллективный процесс, поэтому и деление должно протекать при тесном обсуждении – фасилитатор только наблюдает.
Голосование
Может быть использован метод множественного выбора. Участники могут отдать 2–4 голоса, смотря сколько кластеров выделено. Необходимо поставить точку на том варианте, который понравился больше остальных.
Выбор итоговых вариантов
После окончания предыдущей процедуры оставляют 1–3 идеи кластера, набравшие голосов больше остальных. Если осталось 4 и больше варианта, то можно проводить римское голосование: за – поднятие большого пальца вверх, нейтрал – его горизонтальное положение, против – вниз.
Сразу отсекают те варианты, которые набрали много голосов «против». Если кластер получил много нейтральных оценок, запускается обсуждение, на котором уточняют, верно ли участники поняли идею. Потом – процесс повторного голосования. Если римское голосование не помогло сократить варианты так, чтобы их стало менее 4, снова запускают второй этап и алгоритм повторяется. Этот процесс ведут до момента, когда будет выделено 3 фаворита.
Планирование действий
После согласования финального варианта начинается разработка плана, направленного на достижение результата. Без этого любая идея будет откладываться в долгий ящик. План тоже составляют коллективно, а этапы отмечают на флипчарте. Далее алгоритм фиксируется документами и распределяются зоны ответственности участников собрания.
Методика бесполезна, если решение должно быть принято молниеносно. Бессмысленна, если у участников не развиты коммуникативныекоммуникационные навыки. Также идеи и решения не стоит обсуждать, если не планируют воплощать их в жизнь.
Читайте также!
«Soft skills: что это такое и как их развивать»Приглашение фасилитатора на встречу – важная практика, помогающая в развитии личности сотрудников, их командной работы, менеджмента, а также совместного создания креативных решений для будущего.
Материал основан на исследованиях:
- Дегтерева Л. Б. ФАСИЛИТАТОР: КТО ЭТО? //Научно-методический журнал Поиск. – 2021. – №. 1. – С. 40-41.
- Соколова Е. И. Анализ терминологического ряда «коуч»,«ментор»,«тьютор»,«фасилитатор»,«эдвайзер» в контексте непрерывного образования //Непрерывное образование: XXI век. – 2013. – №. 4. – С. 124-135.
- Орлов А. Б. и др. Фасилитатор и группа: от интерперсонального к транс-персональному общению //Консультативная психология и психотерапия. – 1994. – Т. 3. – №. 2.
Часто задаваемые вопросы о фасилитаторах
В чем преимущества использования услуг этого специалиста?
Успешный фасилитатор может помочь быстро решить 3 вопроса на встрече. Во-первых, нивелировать неблагоприятную атмосферу. Он помогает разрешать конфликтные ситуации, отслеживает соблюдение правил встречи каждым участником. Во-вторых, дает каждому высказать свою идею. В-третьих, вовлекает в процесс каждого участника. Именно фасилитатор строит обсуждение таким образом, чтобы мог высказаться любой.
В каком случае нужно пригласить этого специалиста?
Фасилитация не может быть универсальным вариантом для каждой группы людей. В отдельных случаях можно применить обычные схемы обсуждения и этого достаточно. Фасилитационная сессия отлично подойдет для встреч, направленных на решение следующих вопросов: 1. Стратегическое планирование – необходимость объективной оценки обстановки на предприятии и за его пределами, а также составления плана работы. 2. Проведение обширных преобразований, например, ребрендинга, кадровых перестановок или смены рабочей модели. 3. Наступление кризиса. Период высокой потребности генерировать идеи и включение в этот процесс всего коллектива. 4. Ретроспектива. Участниками обсуждения подводятся итоги за период (квартал, год), с обсуждением, что хорошее произошло за это время, а какие аспекты требуют изменений.
Как фасилитатор может работать более эффективно?
Хороший специалист знает теорию ведения переговоров, но наиболее значима практика навыков. Чем больше фасилитатор работает с разными вопросами и командами, тем выше будут шансы на достижение целей встречи. Этому способствует появление все новых техник, методик и инструментов.
Что почитать по теме?
Написано много специальной литературы, но особенно выделяют следующие издания: 1. Сэм Кейнер. «Руководство фасилитатора. Как привести группу к принятию совместного решения». 2. Лисса Адкинс. «Коучинг Agile-команд». 3. Майкл Вилкинсон. «Секреты фасилитации. SMART-руководство по работе с группами». В каком случае работа фасилитатора не приносит результата?
В чём разница между фасилитатором и модератором?
Основная и базовая задача модератора — поддерживать порядок. Модератор создает структуру встречи, следит за её исполнением, пресекает агрессивное поведение участников обсуждения, обобщает и резюмирует выводы и проясняет неясные аргументы. Его задача : сделать обсуждение понятным и доступным для всех, оставаясь сторонним наблюдателем. Фасилитатор обладает гораздо большими правами и полномочиями в рамках процесса встречи Его задача и ключевая цель — сделать коммуникацию эффективной и лёгкой. Фасилитатор вправе определять формат встречи, перерывы, способы взаимодействия. Фасилитация требует эмпатии и индивидуального подхода к разным коллективам, модерация же универсальна и строится на строгих правилах допустимого в формальном общении.
